Privacystatement voor werknemers ImpressiveGreenApple

In deze verklaring zetten wij uiteen hoe ImpressiveGreenApple de persoonsgegevens die zij tijdens een dienstverband over jou verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt.
 
Waarom wij persoonsgegevens verzamelen: doeleinden
Als werkgever moet ImpressiveGreenApple informatie over je bewaren en verwerken om uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst. De informatie die we bewaren en verwerken zal in beginsel alleen hiervoor worden gebruikt.
We zullen je gegevens bewaren en gebruiken om ons in staat te stellen het bedrijf te runnen en onze relatie met je te beheren, tijdens het sollicitatieproces, tijdens dienstverband, op het moment dat je dienstverband eindigt en wanneer je niet langer bij ons in dienst bent. We gebruiken je gegevens om ons in staat te stellen te voldoen aan de verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst, om te voldoen aan alle wettelijke verplichtingen, om onze legitieme belangen na te streven en om onze positie te beschermen in geval van juridische procedures. Als je deze gegevens niet verstrekt, kunnen we in sommige omstandigheden mogelijk niet aan onze verplichtingen voldoen. We zullen je dan op de hoogte brengen van de gevolgen van die beslissing.
Soms verwerken we je gegevens om onze legitieme bedrijfsbelangen na te streven, bijvoorbeeld vanwege administratieve redenen, om fraude te voorkomen of om potentiële misdaden te melden. We zullen je gegevens nooit verwerken als jouw belangen zwaarder wegen dan onze belangen. 
Als we in de toekomst je persoonlijke gegevens willen verwerken voor een ander doel dan waarvoor deze zijn verzameld, zullen we je informatie verstrekken over dat doel en je alle andere relevante informatie verstrekken.
 
Welke informatie hebben wij van je?
Persoonsgegevens die wij van jou verwerken zijn:
  • NAW-gegevens;
  • NAW-gegevens van je eventuele partner en kind(eren);
  • kopie van je identiteitsbewijs;
  • BSN;
  • sollicitatiebrief en cv;
  • arbeidsovereenkomst en eventuele wijzigingen daarvan; 
  • correspondentie met of over je, bijvoorbeeld brieven aan jou over een loonsverhoging;
  • informatie die nodig is voor de financiële administratie;
  • contact- en noodcontactgegevens; 
  • gegevens over vakantie, ziekte en andere afwezigheid; 
  • gegevens met betrekking tot je dienstverband, zoals opleidingscertificaten, beoordelingen, andere prestatiemaatstaven en, indien van toepassing, disciplinaire maatregelen en klachtenregistraties.
Wanneer we speciale categorieën van informatie verwerken met betrekking tot je ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze en filosofische overtuigingen, vakbondslidmaatschap, biometrische gegevens of seksuele geaardheid, zullen we altijd je uitdrukkelijke toestemming voor die activiteiten vragen, tenzij dit wettelijk niet vereist is of de informatie is vereist om je gezondheid te beschermen in geval van nood. Waar we gegevens verwerken op basis van je toestemming, heb je het recht om deze toestemming op elk gewenst moment in te trekken. 
 
Waar komt de informatie vandaan?
Veel van de informatie die we verwerken, is door jou aan ons verstrekt. Sommige informatie kan afkomstig zijn van andere interne bronnen, zoals je collega’s of externe bronnen, zoals de arbodienst. 
 
Aan wie verstrekken wij jouw informatie?
We zullen alleen informatie over je aan derden bekendmaken als we hier wettelijk toe verplicht zijn of als we onze contractuele verplichtingen jegens jou moeten nakomen. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn bepaalde informatie door te geven aan onze externe adviseurs, de loonadministrateur, de arbodienst, pensioen- of andere verzekeringen. 
Het is mogelijk dat jouw persoonsgegevens (aan organisaties) buiten Europa worden doorgegeven. Dit gebeurt alleen wanneer die landen en organisaties net zo veilig omgaan met je gegevens als de AVG van ons vereist. 
 
Hoe lang bewaren we je informatie?
Je persoonlijke gegevens worden bewaard gedurende de volgende periodes:

Sollicitanten

Bewaartermijn

Ingangsdatum bewaartermijn

Sollicitatiebrieven en andere gegevens van sollicitant

(aangenomen)

2 jaar

Einde dienstverband

Werknemers

 

 

Loonbelastingverklaringen en kopieën identiteitsbewijzen

5 jaar

Einde dienstverband

Afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden

7 jaar

Einde dienstverband

Burgerlijke staat werknemer

7 jaar

Einde dienstverband

Arbeidsovereenkomst en wijzigingen

2 jaar

Einde dienstverband

Correspondentie over benoemingen, promotie, demotie en ontslag

2 jaar

Einde dienstverband

Verslagen van functioneringsgesprekken

2 jaar

Einde dienstverband

Loonbeslagen

4 weken

Na opheffing beslag

Gegevens over pensioen

2 jaar

Nadat aanspraken op pensioen of uitkering jegens verantwoordelijke is geëindigd

Verslaglegging in kader van Wet Verbetering Poortwachter

2 jaar

Einde dienstverband

Overige

 

 

Gegevens t.b.v. intern beheer (o.a. telefoonlijsten, voortgangsoverzichten, lijst met verlofdagen, etc.)

6 maanden

Einde dienstverband

NAW (voor toekomstige IGA evenementen)

Totdat jij jouw toestemming hiervoor intrekt

Einde dienstverband

 
Hoe beschermen we jouw persoonsgegevens?
Wij zorgen voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die wij van jou hebben ontvangen, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.
 
Jouw rechten
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je een aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Deze rechten staan beschreven in artikel 12 – 23 van de AVG en in aanverwante wetgeving. Je hebt in elk geval de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
  • Recht om inzage in je persoonsgegevens te vragen.
  • Recht om correctie van je persoonsgegevens te vragen wanneer deze niet kloppen (rectificatie).
  • Recht om verwijdering van je persoonsgegevens te vragen.
  • Recht om beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te vragen.
  • Indien wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardigde belangen: recht om bezwaar te maken tegen de (verdere) verwerking van jouw persoonsgegevens (verzet).
  • Indien wij jouw gegevens verwerken op basis van jouw toestemming of op basis van een overeenkomst die wij met jou zijn aangegaan: recht om overdracht van de persoonsgegevens te vragen (dataportabiliteit).
Als je toestemming hebt gegeven voor de verwerking van je gegevens, heb je het recht (in bepaalde omstandigheden) om die toestemming op elk moment in te trekken. Dit zal de rechtmatigheid van de verwerking voordat je je toestemming introk niet beïnvloeden.
Indien je gebruik wilt maken van één of meer van deze rechten, dan kan je contact opnemen met: Caroline Dekeling (privacy coördinator) via e-mail: privacy@impressivegreenapple.nl.
Je hebt het recht om een ​​klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je denkt dat wij niet hebben voldaan aan de vereisten van de AVG met betrekking tot je persoonlijke gegevens.
 
Gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke
ImpressiveGreenApple is verwerkingsverantwoordelijke van gegevens als bedoeld in de AVG. Als je vragen of opmerkingen hebt over de manier waarop je gegevens worden verwerkt, kun je contact opnemen met: Caroline Dekeling (privacy coördinator) via e-mail: privacy@impressivegreenapple.nl.
 
ImpressiveGreenApple
Bazarstraat 41
2518 AH Den Haag
Telefoon: 070 – 416 83 83